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CRCA 29/04/2019

Compte rendu du conseil d’administration du 29/04/2019

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Présence

  • Élus présents : Gaëlle, Alban, Stéphane, Delphine, Thomas, Vincent, Astien
  • Élus excusés : Fabien
  • Invités : Nathalie, Bénédicte
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Désignation du secrétaire de séance

Vincent est désigné volontaire pour rédiger le compte rendu

Retour sur les décisions prises hors réunion

Ludum

Nous avons choisi de ne pas collaborer avec Ludum qui nous propose de mettre en avant sa formule de paniers de jeux par abonnement. Nous ne sommes pas convaincus par la formule.

Tous unis tous solidaires

La ville de Lyon propose de mettre en ligne des offres de bénévolat. Nous sommes plutôt d’avis de tenter avec une description plutôt large.

Tâches en cours

Nouvelle carte adhérents

La version actuelle est super, beaucoup d’enthousiasme. Il faut éventuellement changer le « Menu » en « Carte ». Pour l’impression on tente de rester sur le même imprimeur.

Gadagne

La collaboration est actée, les choses avancent quelques bénévoles sont déjà
impliqués.

Pool de clés

RAS

Devanture

Caro a rencontré quelqu’un à la mairie par rapport à nos questionnements sur les contraintes à respecter, et sur l’ébéniste d’art qui nous a été demandé, nous devrions avoir un compte rendu.

Feuille de caisse numérique

RAS

Anonymisation

Il reste toujours à transférer sur le serveur central.

Mise aux normes accessibilité

RAS

Lien avec le réseau des cafés culturels associatifs

RAS

Collations

Le lancement des nouveaux biscuits a très bien marché, a priori on continue. Il faut voir si le volume augmente car on ne pourra pas forcément bénéficier de la même offre si notre demande augmente. Peut-être voir directement avec Belledonne.

Changement du mode de rédaction des CRCA

La refonte de la gestion des comptes rendus est en cours. Il devrait être faisable de passer par le forum et d’exporter directement en PDF.

Suivi des finances et des adhésions

Les chiffres sont en berne par rapport à l’an dernier. Sur le mois, d’avril, nous avons eu des difficultés pour ouvrir et nous sommes à 600€ de chiffre d’affaire de moins que l’an dernier. Sur l’année, nous avons actuellement un retard d’environ 4000€ par rapport à l’an dernier.

Point consommation

Il y a des soirées où la triche est pleine et où seulement 30 boissons sont vendues en tout, donc la moitié des gens n’ont rien pris. Il faut rester vigilants et éventuellement ouvrir la discussion avec les bénévoles.

Départ de Bénédicte

Bénédicte, notre comptable, ne sera plus en mesure de faire notre comptabilité à partir de la prochaine AG. Plusieurs pistes s’offrent à nous :

  • former Nathalie (elle semble peu enthousiaste)
  • demander au comptable actuel du réseau des cafés ludiques qui a l’expérience du milieu
  • faire un appel via la newsletter aux adhérents

En corollaire, nous risquons de devoir mettre en place un logiciel de comptabilité et en acheter une licence selon le logiciel choisi, car pour l’instant c’est Bénédicte qui utilisait sa licence.

Anniversaire de la Triche

Les choses avancent, rien de particulier à signaler

Journée Djecco

Il y a actuellement 37 inscrits pour le lundi 20 mai, l’événement est un succès. La question se pose souvent de savoir qui inviter, nous avons choisi de laisser Djecco faire la communication et inviter les acteurs qu’ils souhaitent.

Entretien de la chaudière et des extincteurs

L’entretien de la chaudière a été réalisé, il faut encore faire celui des extincteurs.

Nombre de références jus de fruits

Une proposition émanant des bénévoles vise à limiter le nombre de jus proposés afin d’augmenter la place dans le frigo, car il est actuellement quasiment impossible d’avoir des bouteilles pleines et fraîches. Pour qu’on puisse réellement avoir cette place, il faudrait descendre le nombre de jus à 3. Le CA propose de garder la variété des références, mais ne pas les avoir systématiquement toutes au frais, et n’en garder que trois au verre et trois non entamées. Modifier la carte pour préciser que les goûts sont « selon arrivage » et pas forcément tous disponibles.

Comme remarque annexe, il serait bien de refaire des étiquettes comme dans l’ancien frigo pour préciser qu’est-ce qui doit être remis dans le frigo et en quelle quantité.

Bénévolat valorisé

Astien a été se renseigner sur les possibilités offertes par les nouvelles réglementations sur le bénévolat. Une plateforme publique a été mise en place où les associations peuvent s’enregistrer, et les bénévoles déclarer leur implication bénévole. Cette implication peut ensuite donner le droit à plusieurs types de congés sans solde, dont un qui nous semble envisageable pour la Triche. Ce congé d’engagement permet de demander 6 jours sans solde par an. Pour le public, il est possible d’en faire la demande, dans le privé, c’est selon les accords de branche, mais en l’absence de clause sur le sujet, le congé est disponible par défaut. Pour prétendre à ce congé, il faut occuper un poste à responsabilité dans l’association, et sa demande doit respecter un préavis de 30 jours. Le nombre de bénéficiaires possibles dépend de la taille de l’entreprise (si tous les salariés font du bénévolat, ils n’auront pas tous le droit de prétendre à ce congé la même année). Les heures de bénévolat peuvent également ouvrir le droit à des formations.

L’association doit s’enregistrer sur la plateforme, et déclarer des bénévoles. Astien et Gaëlle sont pour l’instant inscrits pour continuer à creuser le sujet.

Entretien annuel de Nathalie

Il faut le planifier, ce n’est pas encore fait.

Fajira

Il y a actuellement débat au sein de la Fajira sur la répartition des subventions aux associations membres. Il est difficile de tenir une comptabilité précise de l’implication des assos, en particulier pour déterminer ce qui est pris en compte. Après explication du problème par Astien, le CA lui suggère de proposer à la Fajira de renverser le mécanisme, et plutôt de laisser les membres de la Fajira en besoin de subventions faire des demandes selon leurs besoins, sur projet.

Astien a également abordé au CA de la Fajira la question de la diminution du don de la Triche, étant donné que la Fajira est actuellement plus bénéficiaire que la Triche grâce en particulier au succès d’Octogônes. La demande a été accueillie sans surprise et une diminution de notre don leur semble logique. Le CA a donc voté en conséquence la diminution du don à la Fajira de 500€ à 50€.

Travaux d’été

La tâche principale à envisager pour l’été est le ponçage et la vitrification du parquet de la Triche dans la première partie de la salle. Nous allons faire un appel à bénévoles pour déterminer si quelqu’un se sent de le faire, et en l’absence de motivation et compétence, nous envisagerons de passer par une entreprise. Les dates de la semaine de travaux seront déterminées en fonctions des disponibilités des bénévoles s’il y en a. À noter que la vitrification prend du temps, et empêchera toute circulation dans la triche pendant plusieurs jours, donc il ne faut pas fixer la semaine en même temps qu’un événement extérieur.

Point sur les groupes de travail

Événements

Les soirées d’avril se sont bien passées. Les événements à venir sont principalement l’anniversaire de la Triche, et l’après midi casse-tête.

Jeux

Nous avons reçu un colis de Mattel. Il nous faut faire le tri des jeux que nous mettrons en avant : un certain nombre de jeux peu originaux.

D’une manière générale, nous recevons de plus en plus de dons des éditeurs via le réseau, c’est une grosse plus-value qu’il nous apporte.

Communication

Il faudrait faire une newsletter. Il y a un peu de réflexion à faire pour sa mise en forme. Nous avons actuellement un peu plus de 200 suivis sur instagram. Quelques maintenances et rafraîchissements ont été réalisés sur le site web en particulier sur la barre latérale, et plus de photos devraient y être ajoutées.

Décoration

Nathalie fait de la veille sur le bon coin pour renouveler le mobilier usé, en particulier la table basse.

Réseau des cafés ludiques

Le FLIP est en préparation. Un sondage va être envoyé aux cafés pour déterminer les volontés de participation et essayer de répartir les hébergements équitablement entre les cafés.

Informatique

Il y a actuellement un bug sur la gestion des rappels des bénévoles, il faut examiner le code problématique. Il est probable qu’il soit souhaitable de changer d’agenda pour utiliser owncloud / nextcloud et permettre plus facilement aux bénévoles de s’inscrire sans qu’ils aient à créer un compte google.

Cerf

RAS

Répartition des nouvelles tâches à effectuer

  • le groupe Déco prendra en charge la mise en place de nouvelles étiquettes dans le frigo.

Prochaines réunions

  • Bénévoles : lundi 6 mai 2019
  • Conseil d’administration : lundi 27 mai 2019

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