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CRCA 28/09/2020

Compte rendu du conseil d’administration du 28/09/2020

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Présence

  • Élus présents : Gaëlle, Marjorie, Jules, Delphine, Stéphane R., Vincent, Alban,
  • Élus excusés : Astien
  • Élus absents :
  • Invités : Yannick

Désignation du secrétaire de séance

Vincent se porte volontaire pour rédiger le compte rendu.

Retour sur les décisions prises hors réunion

Nous avons annulé le WEB, à la fois dans le gîte, et la version à la Triche.

Tâches en cours

Carte d’adhérent

Il va falloir relancer la recherche d’un illustrateur / illustratrice

Travaux

Nous sommes en contact avec le plombier pour la réparation de la porte des toilettes, et il faut commander une nouvelle lunette pour les toilettes.

Feuille de caisse numérique

Pas d’avancées.

Anonymisation de la base de données

Pas d’avancées

Mise à jour de l’ensemble des clés

Pas d’avancées

Suivi des finances et des adhésions

Yannick est venu nous faire un point annuel. Suite à l’acceptation de la CB, il faut changer la façon de calculer le chiffre d’affaire. Beaucoup de paiements par CB sur les deux mois : 1400€. L’année 2019 avait plutôt bien démarrée, mais on compense sur novembre décembre. Le COVID nous fait une baisse de CA de 30% malgré les aides reçues. De avril à mai on est à 100% pour cause de fermeture totale. -45% en juin, -10% en juillet, -30% en Août. Au global en prenant en compte le chômage partiel, on est à -6%, c’est à dire - 4000€ de chiffre d’affaire. L’association a donc toutes les chances de sortir bénéficiaire de l’exercice. Sur les boissons, on devrait avoir économisé dans les 3000€ de boissons.

Nous n’avons aucune remise de loyer pour la période de COVID, nous allons donc devoir payer les loyers dans leur intégralité.

Le mois de septembre s’est bien passé, peu de fermetures, et quelques recrutements de bénévoles. On tourne toujours néanmoins sur une base de quelques bénévoles qui font beaucoup de permanences. Pas mal de réponses au sondages des bénévoles sur leur volonté de faire des permanences. À part quelques bénévoles qui se sentent fragiles, la plupart des bénévoles se sente impliqués et ont l’envie de faire des permanences.

AG de l’association

L’AG devrait avoir lieu le 2 novembre. Si on fait une AG à distance, le système de vote est potentiellement compliqué à gérer. Le renouvellement du CA est le plus problématique car il nécessite un vote anonyme, impliquant potentiellement des milliers d’adhérents. Pour ce qui est de l’outil de vote, il est possible d’utiliser l’outil Bélénios, mais la gestion de la liste électorale est compliquée, et la gestion des bénévoles ayant des difficultés à utiliser les outils numériques est également compliquée. Nous allons consulter les bénévoles pour envisager le report de l’AG.

Nous aurons une démission de Delphine qui n’habite plus sur Lyon, et les fins de mandat d’Alban et de Gaëlle. Un poste était vacant, il y aura donc 4 places à pourvoir.

Nouvelles règles sanitaires

Nous allons devoir fermer les soirées à 22h pour se mettre en conformité avec la règlementation. Nous allons envisager une ouverture anticipée à 18h voir plus tôt selon la volonté des bénévoles disponibles. Il faut potentiellement faire attention, les adhérents ont tendance de nouveau à aller se servir d’eux mêmes. Pour le moment, nous n’imposons pas encore le masque en l’absence de boissons. Le service à table est par contre plutôt bien respecté. Faire attention en tant que bénévoles, nous avons tendances à avoir de mauvaises habitudes. Il faut recharger les vaporisateurs et les sopalins.

Partenariat avec le refuge

Le refuge est une association qui s’occupe de recueillir les jeunes LGBT qui sont rejetés pour leur proposer des solutions d’hébergement et des activités sociales. Il faut nouer un contact et creuser le partenariat. Christine est OK pour faire le lien avec l’asso, nous lui donnons notre bénédiction.

Point sur les groupes de travail

Communication

Événements

Pas mal d’événement qui arrivent surtout pour la fin octobre. Il faut faire un bilan

Jeux

Le bilan financier montre une répartition des achats environ à 50% Trollune, 30% à l’Odyssée des coccinelles et 17% à Archijeux.

Décoration

Rien à signaler.

Réseau des cafés ludiques

Cannes est compromis pour l’an prochain, nous attendons plus d’informations.

Informatique

Peu à signaler. Un peu de développement a été réalisé pour générer automatiquement les CRCA suite à leur rédaction sous le format PDF.

Cerf

Le WEB a été annulé, c’est une décision assez lourde, il reste à déterminer quelle forme prendra la suite.

Binouz

Le groupe envisage de proposer une nouvelle bière du moment.

Répartition des nouvelles tâches à effectuer

Marjorie se propose pour prendre la tâche du suivi des discussions en cours du CA et de s’assurer que les discussions aient une conclusion.

Prochaines réunions

  • Bénévoles : 5 octobre 2020
  • Conseil d’administration : 26 octobre 2020

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