Accueil du site | Forum

CRCA 27/05/2019

Compte rendu du conseil d’administration du 27/05/2019

[fr.composer.contains_dtoc]

Présence

  • Élus présents : Gaëlle, Vincent, Stéphane, Fabien, Alban, Astien
  • Élus excusés : Delphine, Thomas
  • Invités : Nathalie
[fr.composer.contains_dtoc]

Désignation du secrétaire de séance

Vincent se porte volontaire pour le compte rendu

Retour sur les décisions prises hors réunion

Impression des cartes d’adhésion

Nous repasserons par l’imprimeur habituel pour les cartes d’adhésion qui a toujours le devis le plus intéressant.

Interview étudiante en journalisme

Thomas s’était porté volontaire, mais les délais étaient trop courts et l’interview n’a pas pu se faire.

Relai de la campagne de martial art

Dans la mesure où l’auteur est venu présenter son jeu sur place à la Triche, le CA valide le partage sur nos canaux de communication de la campagne de financement participatif.

Tâches en cours

Chouette alors

L’animation s’est bien passée, peu de monde probablement à cause de la météo. Merci aux bénévoles ayant participé à l’événement.

Tout le monde dehors

Astien a les affiches de l’événement, il enverra un appel à bénévoles dès que possible.

Gadagne

Astien a récupéré les téléphones des deux contacts, il y en a un par date car la même personne n’est pas disponible sur les deux dates.

Mise à jour du pool de clés

Rien à signaler

Feuille de caisse numérique

Rien à signaler

Anonymisation de la base de données

Il reste toujours à synchroniser avec le serveur central

Événement autour de l’accessibilité

Nathanaël nous a fait une proposition de communication vers un public de personnes à mobilité réduite. Il nous faut lui fournir un nombre de places fauteuil. Le CA propose d’indiquer 6 places, Nathalie verra avec Caro si elle a une estimation plus précise.

Remplacement des biscuits

Nathalie a ajouté une variété de biscuits qui par hasard étaient vegan et sans gluten. Pour l’instant, l’arrangement semble plus rentable que les biscuits précédents avec le partenariat mercredi biscuiterie. Les biscuits partent bien, 3kg sur le dernier mois, Nathalie a repris 6kg. Si les choses continuent, il faudra envisager de passer directement par Belledonne.

Travaux et devanture

Caro nous a obtenu une liste de menuisiers, nous n’avons pas eu de retour plus précis de Caro de son entrevue avec la mairie sur la notion d’ébéniste d’art

Il faudra déplacer les radiateurs, ce qui posera problème car les radiateurs sont vieux et ne tiendront potentiellement pas le coup du démontage. Il faudra voir s’il sera nécessaire de les remplacer. Derrière les radiateurs, il y a actuellement un coffrage qu’il faudra refaire. Si le coffrage est vide, on peut potentiellement s’en servir pour faire de nouveaux rangements. Dans tous les cas il faut faure attention au timing pour ne pas se retrouver l’hiver sans chauffage. On prévoit donc plutôt pour l’été 2020.

Il n’y a pas eu de vocations pour le ponçage du parquet. On envisage potentiellement une semaine plus orientée déco cet été.

Suivi des finances et des adhésions

Nous sommes à 4300€ de chiffre d’affaire ce qui est bien moins bon que l’an dernier. On n’a eu qu’une fermeture sur le mois, mais n’avons pas non-plus ouvert les jours fériés. Nous avons néanmoins fait moins d’adhésions que l’an dernier sur le même mois. Nous sommes en tout dans les 4200 adhésions, cette année sera donc clairement en berne par rapport aux années précédentes, nous retombons dans les niveaux de 2014-2015.

Pas grand chose à signaler sur les horaires de Nathalie.

Commande Gigamic

Il faut déterminer si les bénévoles veulent se greffer sur une commande Gigamic. Gigamic nous propose 60% de remise sur le prix hors taxe, mais nous avons un minimum de 150€ d’achat, et en faisant la liste des envies et besoins nous arrivons à 100€. Une proposition était faite pour proposer aux bénévoles de participer à la commande, mais ça pourrait passer pour de la vente déguisée. Nous proposons d’ajouter Clask à la liste (jeu en bois) et de compléter la commande avec des petits jeux pour faire des lots.

Entretien des extincteurs

Nous n’avons pas encore de rendez-vous.

Poste de comptable

Pierre, bénévole à la Triche s’est proposé. Nous lui transmettrons la fiche de poste rédigée par Bénédicte et verrons s’il est toujours motivé. Il faut aussi clarifier la rémunération que nous proposions à Bénédicte pour cette tâche pour que les choses soient faites dans les règles.

Journée Djecco

Il y avait 41 inscrits, assez peu de défections. Public très féminin, car Djecco fait aussi pas mal de matériel axé loisirs créatifs. La Triche était pleine. Bilan très positif. Il y a quand même quelques personnes qui ont eu du mal à se garer dans le quartier, il faudra voir l’enquête de satisfaction et s’ils ont envie de revenir l’an prochain.

En contrepartie, nous recevrons un don d’une valeur de 500€ prix public, qui étoffera fortement notre gamme famille.

Gestion de la liste bénévoles

Alban se demande selon quel critère les bénévoles sont mis à jour et des bénévoles sont enlevés. Alban enverra un petit mail avant de supprimer une adresse de la liste, avec un délai d’une semaine.

Championnat de Kingdomino

Astien et Gaëlle ont échangé avec Damien. Clairement il y a volonté d’organiser à la fois au Barnadé et à la Triche. Le CA propose de laisser le Barnadé gérer l’organisation, avec un petit rappel néanmoins sur le fait que l’événement devait être concerté, et que ça aurait été bien de discuter sur le sujet au préalable. Gaëlle se charge de transmettre notre réponse au Barnadé, et Nathalie confirme à Matthieu pour la remontée au réseau.

Fajira

Le don n’a pas encore été fait. Au sujet des retombées des subventions, il y a deux questions : rembourser les frais des bénévoles et faire des dons aux bénévoles. La discussion s’envenime. La proposition de passer par des demandes de projet n’a pas recueilli d’adhésion. Il faudra peut-être insister sur la proposition.

Il y a un problème dans les discussions, car les plus investis demandent un retour et il y a une défiance vis à vis des moins investis.

Pour Octogône il y a toujours le besoin de grossir fortement car le double mixte risque d’être détruit bientôt, et il n’y a actuellement pas la dimension pour passer à Eurexpo.

Gestion des clés

Il y a toujours pas mal de problèmes de répartition des clés. La boîte à clés à côté du bar est difficile en ce moment aussi et nécessitera peut-être d’être changée. Nous allons refaire trois clés car le CA remarque que des bénévoles faisant des permanences très souvent et parfois à la dernière minute n’ont pas de clé. Ces clés auront pour objectif d’être attribuées aux bénévoles identifiés comme faisant beaucoup de permanences.

Visite Kfée des jeux

Nous cherchons une date pour passer faire un petit bonjour au Kfée des jeux qui a déménagé et réouvert.

Point sur les groupes de travail

Événements

L’anniversaire s’est bien passé, mais difficile de faire les animations car la soirée s’est en partie passée comme une soirée normale et du coup pas facile de lancer les jeux et animations préparées à l’avance.

Il y a très peu d’inscrits pour le tournoi de Tokaido. Il y aura un peu plus de com sur les réseaux sociaux.

Il y a clairement un besoin de référent pour le groupe.

Jeux

Le groupe jeux est toujours en grande partie porté par Camille et Nathalie, même s’il est de bonne volonté, Jules se sent souvent intimidé car joue relativement peu à des jeux récents. Il faudrait afficher le puzzle de Damien.

Il y a aussi une tâche de fond pour faire l’inventaire des jeux et de leur état pour identifier les jeux qui ne sont plus jouables.

Communication

Gaëlle va faire une Newsletter. Merci à Patrick et Muriel pour leur affiche, nous allons réfléchir pour itérer et trouver une affiche qui fasse plus consensus car nous avons eu des retours de bénévoles souhaitant un thème plus ludique et moins associé à la guerre.

Décoration

Le groupe essaie des solutions pour agrandir la table à l’étage. On cherche toujours activement un canapé.

Réseau des cafés ludiques

Les places pour le FLIP sont toujours en cours de répartition, il y a de la motivation de la part des bénévoles de la Triche. La rencontre sur place a été déplacée le lundi pour avoir plus de disponibilités des cafés.

Il y a une discussion pour rajouter une com sur le réseau dans le dépliant du festival au FLIP ou à PEL, mais c’est très cher.

Informatique

Un nouveau programme pour générer les compte rendus de CA a été mis au point. Le CA valide le passage à une rédaction sur le forum. Il faudra automatiser la génération automatique du compte rendu. Dans tous les cas il n’y a pas de volonté d’arrêter l’impression et la signature sur papier pour figer la version du compte rendu.

Le groupe n’a pas eu le temps de se plonger dans le problème des relances. Pour la possibilité de modifier le calendrier, Alban n’a a priori pas encore pris en main cette partie dans la création des comptes bénévoles.

Cerf

Les choses avancent. Une réunion a eu lieu récemment, avec une proposition de menu.

Binouz

La bière de la Triche s’appellera donc la Tricheuse, Gaëlle propose une affiche pour le bar.

Répartition des nouvelles tâches à effectuer

Prochaines réunions

  • Bénévoles : lundi 3 juin
  • Conseil d’administration : lundi 24 juin

Téléchargez en pdf