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CRCA 04/11/19

Compte rendu du conseil d’administration du 04 Novembre 2019

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Présence

  • Élus présents : Vincent, Gaëlle, Delphine, Stephane, Nathalie, Marjorie, Alban, Jules, Astien
  • Élus excusés :
  • Élus absents :
  • Invités : Nathalie

Désignation du secrétaire de séance

Astien se porte volontaire pour prendre le compte rendu.

Retour sur les décisions prises hors réunion

  • Vente de fût de Grihète à la FAJIRA pour Octogônes (pas de virement encore reçu)
  • Radio « des gônes & des geek » : contact pris avec la radio, on relance et on attend son retour.
  • Exit MAG : Demande de poser le magasine à la Triche de leur part, on doit leur répondre négativement.
  • Journaliste : demande de photos de la Triche, on a pas pu trouver une date en commun.

Tâches en cours

Carte adhérent [Gaëlle]:

initialement Thomas est référent.
Gaëlle a contacté l’illustrateur de ROOT, pas encore de retour. Elle prend la tâche

Evenements extérieurs [Stephane & Astien] :

Initialement Damien & Astien référents.
Astien souhaite continuer, Stéphane se propose aussi.

Réunion référents [Stéphane & Marjorie] :

initialement Stéphane & Thomas.
Accueillir les référents en début d’année.

Pool de clés [Gaëlle] :

Vincent à rentré de nouvelles clés sur le site (Djembé / Pasteur / Ralenti / Hello Kity / Decapsuleur).
La porte étant dure à ouvrir/fermer, Nath demande à la personne qui a posé la porte de passer pour vérifier les joncs et les revisser.

Formation Premier Secours [] :

Initialement Thomas.
Personne ne se sent de porter cela, on clôt la tâche pour le moment.

Feuille de caisse numérique [Stéphane] :

Pas d’avancement à noter.
Stéphane reste référent.

Base anonymisée [Vincent & Stéphane] :

Ils restent référents.
RAS, ils se voient la semaine prochaine pour travailler dessus.

Accessibilité [Gaëlle & Astien] :

Initialement Thomas, Gaëlle & Astien reprennent la tâche.
Myrem, bénévole DV chez AccessiJeux, arrive sur Lyon début Novembre.
Astien se charge de la contacter pour voir ce qu’on peut faire ensemble.

Aménagement Triche [Vincent] :

Il faut faire les plans pour les étagères des fenêtres (prévu lundi prochain, lors de la réunion bénévole).
Vincent ira chercher et découper, avec sa scie, les planches à « Sainbiose ».
Nath demande un pot d’huile dure pour le plan de travail du bar.

Devanture [Thomas & Vincent] :

Relancer le groupe Com sur le choix de la vitrophanie (Orange).
Faire un Devis.

Suivi des finances et des adhésions

  • On a fait 3 fermetures dont 1 un samedi complet (encore beaucoup de fermetures).

Chiffre du mois d’Octobre:

 - 8300€ (super score !) 
 - 334€/jours contre 229€/jours en 2018.
  • 628 adhésions en Octobre (592 en 2018). Vendredi soir on était à un total de 1710 depuis Juillet 2019.

Point Nath :

  • Question de Nath : Essen fait-il partie de ses missions ou non ?
  • Nath ramène des jeux pour la Triche, le CA assume et félicite l’engagement de Nath pour la Triche à Essen.

Elections Bureau : (8 votants)

  • Président.e : Gaëlle (8 voix)
  • Vice-Président.e : Jules (7 voix), Marjorie (1 voix)
  • Trésorier.e : Stéphane (8 voix)
  • Vice-Trésorier.e : Alban (8 voix)
  • Secrétaire : Astien (7 voix), Vincent (1 voix)
  • Vice-secrétaire : Marjorie (5 voix), Vincent (2 voix), Jules (1 voix)

Point Sécurité :

  • Condamnation fenêtre du haut?
    Plusieurs propositions : refaire les fenêtres / poser des barreaux verticaux / poser une barre horizontale bloquant l’ouverture / chaînette sur la vitre.

  • Stéphane soulève la présence d’un aimant sur la porte arrière empêchant la fermeture sécurisée (impossible de tourner la clé, mais tout le monde ne le fait pas). Une personne mal intentionnée pourrait avoir fait ça et avec un coup sur la porte, on peut ouvrir.
    -> Prévenir les bénévoles qu’il faudrait être attentif à cela !

  • Vincent propose de rajouter à la feuille de caisse une case à cocher « vérifier la fenêtre » pour rajouter dans les tâches de fin de perm.

  • La mention sur la feuille de caisse est validée.

  • Un achat de chaînette est à faire pour permettre une ouverture seulement partielle de ces dernières. En cas d’effraction par la fenêtre on pourra constater l’effraction. Nath est chargée d’acheter ces chaînettes.

  • La perte de la clé de caisse ne permet plus d’utiliser cette dernière. Aujourd’hui la caisse se fait à la main ce qui engage de fortes probabilités d’erreur dûes au rush.
    -> Un message aux bénévoles doit être envoyé pour dire qu’il n’y a pas de caisse en ce moment !

Guide bénévole:

Le CA n’a pas eu le temps de lire les modifications de Fabien & Patrick. Delphine avait fait une version « finale ».
On relit les 2 versions et on valide.

Point Comptable :

L’application EBP a plusieurs propositions de prix :

  • Version « Standard » : 25€/mois OU 200€ TTC
  • Version « Association » : 19€/mois OU sur devis (il faut demander un devis).

Pour l’ordinateur il faut :

  • 4 Go de RAM
  • 3 Go d’espace disque
  • Windows 10
  • un écran 15" suffirait.

Changement Ordinateur de la Triche :

Pourquoi pas changer d’ordinateur pour la Triche en plus.
Le CA valide le changement du PC, on doit trouver un nouvel ordinateur (d’occasion ou autre).

FAJIRA :

Astien souhaite arrêter son engagement FAJIRA.
La FAJIRA recherche des bénévoles référents de pôle pour OG11.
La FAJIRA va surement se dissocier un peu des événements extérieurs qu’ils ont assurés l’an dernier pour se recentrer sur OG.

Point sur les groupes de travail

Communication

RAS

Événements

Les réunions du lundi aident pour recruter, au moins ponctuellement, des bénévoles pour animer des événements.
Pas mal d’événements venus & à venir (voir CR Evènements).
Jules à rejoint le groupe.
Un troc de jeux est prévu pour le 24 Novembre.

Jeux

Des jeux ramenés d’Essen par Nath sont dans les nouveautés.
Le groupe jeux était présent, le bilan est « mouarf » (voir nouveautés).

Décoration

Le groupe COM relance pour le panneau « complet », le groupe Déco réfléchit à comment afficher ce panneau si on le garde ou non.

Réseau des cafés ludiques

Réservation de l’hôtel à faire cette semaine (Vincent & Nath s’en chargent).
Questionnaire pour le logement de Cannes à faire passer aux bénévoles.
Augmentation prix des boissons (avec aval du FIJ) & TPE mis en place pour paiement par cartes.
TOUS les bénévoles seront pris en compte pour les logements !
30 badges gratuits & les badges seront à la charge des bénévoles.

La Triche réfléchit à prendre en charge le badge pour nos bénévoles.
Pour le moment nous ne souhaitons pas nous prononcer pour la prise en charge totale.

Informatique

Debug effectués suite à la mise à jour :

  • Gestion des clés : OK
  • Gestion des calendriers événements : OK

Version de PHP à changé => Faille de sécurité détecté 4 jours plus tard ! Grégoire a réparé ça dans la foulée.

Remise en place d’un outil de partage de doc (Owncloud) qui deviendra sûrement NextCloud.

Patrick à rejoint le groupe info.

Cerf

Chèques encaissés.

Binouz

Condensation sur la porte normale ou non?
Hoodo n’a pas pu assurer la livraison de la Tricheuse (de nouveau la production était contaminée). Des fûts de Hoodo ont été fournis à la place.
La brasserie change de local pour ne plus avoir de problèmes de contamination.

Répartition des nouvelles tâches à effectuer

  • Rdv Banque pour le TPE : les horaires d’accès peuvent bloquer le Trésorier pour aller prendre rdv à la banque. Nath & Gaëlle regardent si elles peuvent se rendre à la banque.

Prochaines réunions

  • Bénévoles : Lundi 11 Novembre
  • Conseil d’administration : Lundi 25 Novembre

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